國立公共資訊圖書館保有及管理個人資料清冊(112年11月7日核定)
聯絡方式機關地址:40246 臺中市南區五權南路 100 號
連絡電話:04-2262-5100分機1033
個資保護窗口聯絡人:邱映迪
本館保有及管理個人資料之特定目的C001辨識個人者/C003政府資料中之辨識者/C011個人描述/C061現行之受僱情形/C065工作、差勤紀錄/C068薪資與預扣款/C021家庭情形/C023家庭其他成員之細節/C031住家及設施/C038職業/C039執照或其他許可/C051學校紀錄/C052資格或技術/C054職業專長/C062僱用經過/C063離職經過/C064工作經驗/C071工作之評估細節/C072受訓紀錄/C087津貼、福利、贈款/C002辨識財務者/C073安全細節/C132未分類之資料/C024其他社會關係/C056著作/C088保險細節/C131書面文件之檢索/C101資料主體之商業活動/C035休閒活動及興趣/C102約定或契約
備註:
1.本館保有及管理個人資料特定目的計有 30 項,涵蓋 60 項個資檔案,詳如清單。
2.當事人對本館保管個資,得行使個人資料保護法第 3 條所賦予權力。
3.個資保護權力行使相關表單,請參考本館官網(https://www.nlpi.edu.tw/)→關於我們→政府公開資訊→個人資料保護。
個資盤點項目
編號 保管科室 一、個人資料檔案名稱 二、保有依據 三、特定目的 四、個人資料類別 五、保存期限 六、是否含有特種個資 七、資料來源
系統名稱 紙本或電子檔案名稱
1 人事室 本館差勤電子表單系統 員工差勤資料(內含員工姓名、身分證字號、生日、職稱、職等、差假出勤記錄 公務人員請假規則 人事管理(包含甄選、離職及所屬員工基本資訊、現職、學經歷、考試分發、終身學習訓練進修、考績獎懲、銓審、薪資待遇、差勤、福利措施、褫奪公權、特殊查核或其他人事措施) C001辨識個人者,C003政府資料中之辨識者,C011個人描述,C061現行之受僱情形,C065工作、差勤紀錄 業務存續期間 直接取得
2 人事室 機關內部人事業務系統WebITR差勤系統※現行使用 員工差勤資料(內含員工姓名、身分證字號、生日、職稱、職等、差假出勤記錄 公務人員請假規則 人事管理(包含甄選、離職及所屬員工基本資訊、現職、學經歷、考試分發、終身學習訓練進修、考績獎懲、銓審、薪資待遇、差勤、福利措施、褫奪公權、特殊查核或其他人事措施) C001辨識個人者,C003政府資料中之辨識者,C011個人描述,C061現行之受僱情形,C065工作、差勤紀錄 業務存續期間 直接取得
3 人事室 行政院人事行政總處ECPA人事服務網 1.WebHR人事資料庫系統(含公務人員基本資料、現職、學歷、考試、訓練、家屬、經歷、考績、獎懲、銓審、待遇福利等人事21表資料2.全國軍公教人員生活津貼申請暨稽核系統(含婚、喪、生育及子女教育補助、急難救助、員工文康活動等資料3.全國公教人員退休撫卹整合平臺、教育人員退休撫卹管理系統 (含公教人員退休撫卹等資料) 人事管理條例、行政院暨所屬各機關人事行政資訊化統一發展要點、行政院及所屬各機關人事資料統一管理要點、公務人員陞遷法及其施行細則、教育人員任用條例、聘用人員聘用條例、行政院暨所屬機關約僱人員僱用辦法、全國軍公教員工待遇支給要點等相關規定 人事管理(包含甄選、離職及所屬員工基本資訊、現職、學經歷、考試分發、終身學習訓練進修、考績獎懲、銓審、薪資待遇、差勤、福利措施、褫奪公權、特殊查核或其他人事措施) C001辨識個人者,C003政府資料中之辨識者,C068薪資與預扣款,C011個人描述,C021家庭情形,C023家庭其他成員之細節,C031住家及設施,C038職業,C039執照或其他許可,C051學校紀錄,C052資格或技術,C054職業專長,C061現行之受僱情形,C062僱用經過,C063離職經過,C064工作經驗,C065工作、差勤紀錄,C068薪資與預扣款,C071工作之評估細節,C072受訓紀錄,C087津貼、福利、贈款 業務存續期間 直接取得
4 人事室 機關員工聯絡資訊 行政院及所屬機關人事資料統一管理要點 人事管理(包含甄選、離職及所屬員工基本資訊、現職、學經歷、考試分發、終身學習訓練進修、考績獎懲、銓審、薪資待遇、差勤、福利措施、褫奪公權、特殊查核或其他人事措施) C001辨識個人者,C061現行之受僱情形 業務存續期間 直接取得
5 分館服務管理中心 借閱證申請單(內含讀者姓名、性別、生日、身分證/護照號碼、國籍、電話、電子郵件帳號、職業、住址、監護人) 國立公共資訊圖書館閱覽規定 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者,C003政府資料中之辨識者,C011個人描述,C023家庭其他成員之細節,C038職業 1年 直接取得
6 主計室 政府歲計會計資訊管理系統(受款人基本資料及付款明細資料) 受款人清單 會計法 會計與相關服務 C001辨識個人者,C002辨識財務者,C003政府資料中之辨識者 業務存續期間 間接取得
7 多元文化服務科 特定保存與維護之圖書資料閱覽申請表(姓名、住址、聯絡電話) 依據「本館組織章程」賦予職權辦理 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者 5 直接取得
8 系統資訊科 國立公共資訊圖書館自動化後台管理系統(內含館員姓名、帳號、密碼) 依據「本館組織章程」賦予職權辦理 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者,C073安全細節 業務存續期間 間接取得
9 系統資訊科 員工入口網(EIP)系統(內含員工姓名、科室職等、電子郵件) 依據「本館組織章程」賦予職權辦理 其他中央政府機關暨所屬機關構內部單位管理、公共事務監督、行政協助及相關業務 C001辨識個人者,C011個人描述,C073安全細節 業務存續期間 間接取得
人事提供
10 系統資訊科 電子郵件系統(員工姓名、員工編號、郵件帳號、密碼) 依據「本館組織章程」賦予職權辦理 資(通)訊服務 C001辨識個人者,C073安全細節,C132未分類之資料 業務存續期間 間接取得
人事提供
11 系統資訊科 AD使用者資料庫(館員姓名、員工編號) 依據「本館組織章程」賦予職權辦理 資(通)訊與資料庫管理 C001辨識個人者 業務存續期間 間接取得
人事提供
12 系統資訊科 電子書服務管理後台(內含館員姓名、帳號、密碼) 依據「本館組織章程」賦予職權辦理 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者,C073安全細節 業務存續期間 間接取得
AD系統
13 系統資訊科 活動報名系統(EIP)系統(內含報名者姓名、性別、生日、電子郵件、電話) 依據「本館組織章程」賦予職權辦理 其他中央政府機關暨所屬機關構內部單位管理、公共事務監督、行政協助及相關業務 C001辨識個人者,C011個人描述,C073安全細節 業務存續期間 直接取得
14 知識組織科 電子書授權清單(姓名、身分證字號、電話、住址、電子信箱) 依據「本館組織章程」賦予職權辦理 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者,C003政府資料中之辨識者 業務存續期間 直接取得
15 知識組織科 國立公共資訊圖書館捐贈圖書資料同意書(姓名、電話、地址) 依據「本館組織章程」賦予職權辦理 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者 3年 直接取得
16 知識組織科 公共出借權登記系統暨管理平臺 1.創作者委託暨切結書(姓名、身分證字號、電話、住址) 2.切結書(個人)(姓名、身分證字號、電話、住址) 依據教育部「國立公共圖書館試辦公共出借權實施計畫」 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者,C002辨識財務者,C003政府資料中之辨識者 至該計畫結束為止 直接取得
17 研究發展小組 國立公共資訊圖書館個人資料權利行使申請書 個人資料保護法 其他自然人基於正當性目的所進行個人資料之蒐集處理及利用 C001辨識個人者,C003政府資料中之辨識者,C011個人描述,C023家庭其他成員之細節 電子檔:10年;紙本:5年 直接取得
18 研究發展小組 官網意見反映信箱(內含民眾姓名、性別、聯絡電話、電子郵件帳號、或借閱證號/身分證字號) 本館讀者意見處理原則 陳情、請願、檢舉案件處理 C001辨識個人者,C003政府資料中之辨識者,C011個人描述 業務存續期間 直接取得
19 研究發展小組 國立公共資訊圖書館讀者書面意見反映表(民眾姓名、性別、電子郵件帳號) 本館讀者意見處理原則 陳情、請願、檢舉案件處理 C001辨識個人者,C011個人描述 電子檔:10年;紙本:5年 直接取得
20 研究發展小組 國立公共資訊圖書館民眾口頭及電話建議書紀錄單(民眾姓名、電話、電子郵件帳號、住址) 本館讀者意見處理原則 陳情、請願、檢舉案件處理 C001辨識個人者,C011個人描述 電子檔:10年;紙本:5年 直接取得
21 研究發展小組 國立公共資訊圖書館獎助博、碩士班學生研撰圖書資訊學位論文申請表(姓名、生日、電子郵件帳號、身分證字號、戶籍地址、電話、電子郵件帳號、畢業學校、系所、畢業年度、指導教授姓名) 國立公共資訊圖書館獎助博碩士圖書資訊學位論文作業要點 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者,C003政府資料中之辨識者,C011個人描述,C051學校紀錄 依公文保存期限 直接取得
22 研究發展小組 國立公共資訊圖書館協助民眾研究需求申請表(姓名、電話、地址、電子信箱、研究單位/系所學校名稱、計畫/論文名稱) 國立公共資訊圖書館協助民眾研究作業要點 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者,C024其他社會關係,C056著作 電子檔:業務存續期間;紙本:依公文保存期限 直接取得
23 研究發展小組 《公共圖書館研究》著作授權書(姓名、身分證字號、戶籍地址、聯絡電話、電子郵件信箱) 國立公共資訊圖書館《公共圖書館研究》約稿啟事 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者,C024其他社會關係,C056著作 依公文保存期限 直接取得
24 秘書室 主計總處薪資管理系統(姓名、身分證字號、住址、郵件帳號、薪資帳號、薪資、眷屬資料) 行政院所屬各級人事機構人員設置管理要點、全國軍公教員工待遇支給要點、公務人員退休法及其實施細則、公務人員撫卹法及其實施細則、公務人員保險法及其實施細則、全民健康保險法、勞工保險條例及其施行細則 人事管理(包含甄選、離職及所屬員工基本資訊、現職、學經歷、考試分發、終身學習訓練進修、考績獎懲、銓審、薪資待遇、差勤、福利措施、褫奪公權、特殊查核或其他人事措施) C001辨識個人者,C003政府資料中之辨識者,C011個人描述,C021家庭情形,C023家庭其他成員之細節,C061現行之受僱情形,C068薪資與預扣款,C087津貼、福利、贈款,C088保險細節 依系統設定年限 直接取得
25 秘書室 員工薪資基本資料(姓名、身分證字號、住址、郵件帳號、薪資帳號、薪資、眷屬資料) 行政院所屬各級人事機構人員設置管理要點、全國軍公教員工待遇支給要點、公務人員退休法及其實施細則、公務人員撫卹法及其實施細則、公務人員保險法及其實施細則、全民健康保險法、勞工保險條例及其施行細則 人事管理(包含甄選、離職及所屬員工基本資訊、現職、學經歷、考試分發、終身學習訓練進修、考績獎懲、銓審、薪資待遇、差勤、福利措施、褫奪公權、特殊查核或其他人事措施) C001辨識個人者,C003政府資料中之辨識者,C011個人描述,C021家庭情形,C023家庭其他成員之細節,C061現行之受僱情形,C068薪資與預扣款,C087津貼、福利、贈款,C088保險細節 依薪資清冊保存年限 直接取得
26 秘書室 公文管理系統(登入帳號、姓名、科室別、電話、傳真、公文掃瞄電子檔) 檔案法及其施行細則 政府資訊公開、檔案管理及應用 C001辨識個人者,C073安全細節,C131書面文件之檢索,C132未分類之資料 離職後刪除 直接取得
27 秘書室 公文檔案(承辦人姓名、電話、傳真、分機、公文內容) 檔案法及其施行細則 政府資訊公開、檔案管理及應用 C001辨識個人者,C131書面文件之檢索,C132未分類之資料 依公文保存期限 直接取得
28 秘書室 機電技術人員名冊(姓名、身分證號、年次、學歷、證照種類及證號) 依據採購契約書 契約、類似契約或其他法律關係事務 C001辨識個人者,C003政府資料中之辨識者,C052資格或技術 30年 間接取得
29 秘書室 館舍建築物攝影申請表(姓名、身分證字號、地址、電話、服務機關) 依據「申請館內攝影注意事項」 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者,C003政府資料中之辨識者,C038職業 1年 直接取得
30 秘書室 清潔人員名冊(姓名、職稱、出生日期、身分證號、電話、住址、聯絡人姓名及電話) 依據採購契約書 契約、類似契約或其他法律關係事務 C001辨識個人者,C003政府資料中之辨識者,C011個人描述,C021家庭情形,C023家庭其他成員之細節 30年 間接取得
承包商
31 秘書室 保全人員名冊(姓名、、電話、生日、身分證號、住址) 依據採購契約書 契約、類似契約或其他法律關係事務 C001辨識個人者,C003政府資料中之辨識者,C011個人描述,C061現行之受僱情形 30年 間接取得
承包商
32 秘書室 調閱監控錄影申請單(調閱單位、調閱人姓名、時間、事由) 依據本館組織章程賦予職權辦理 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者,C132未分類之資料 1年 直接取得
33 秘書室 廠商、訪客登記表(來訪單位、姓名、時間、事由) 依據本館組織章程賦予職權辦理 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者,C132未分類之資料 1年 直接取得
34 秘書室 事務委外人員名冊(姓名、照片、生日、身分證字號、電話、住址、學歷) 依據採購契約書 契約、類似契約或其他法律關係事務 C001辨識個人者,C003政府資料中之辨識者,C011個人描述,C051學校紀錄 30年 間接取得
承包商
35 秘書室 協尋遺失物品申請表(遺失者姓名、遺失時間、地點、遺失物、承辦人) 拾得遺失物品處理須知 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者,C132未分類之資料 1年 直接取得
36 秘書室 場地登記管理系統之場地使用申請表(姓名、住址、單位名稱、統編、郵件帳號、負責人、活動名稱、活動企劃書) 場地使用管理須知 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者,C038職業,C101資料主體之商業活動 依系統設定年限 直接取得
37 秘書室 網路網際版國有公用財產管理系統(姓名、帳號、聯絡電話、分機、E-mail) 國有公用財產管理手冊 財產管理 C001辨識個人者,C132未分類之資料 依系統設定年限 直接取得
38 秘書室 檔案應用線上申請 檔案法及其施行細則 政府資訊公開、檔案管理及應用 C001辨識個人者,C073安全細節,C131書面文件之檢索,C132未分類之資料 依系統設定年限 直接取得
39 輔導推廣科 講座講師個人基本資料檔及授權書(內含講師姓名、地址、電話、身分證字號、電子郵件帳號) 依據「本館組織章程」賦予職權辦理 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者 5年 直接取得
40 輔導推廣科 志工管理系統(內含姓名、性別、身分證字號、生日、電話、電子郵件帳號、地址、學歷、職業、服務單位、職稱、個人專長) 志工基本資料檔(內含姓名、性別、身分證字號、生日、電話、電子郵件帳號、地址、學歷、職業、服務單位、職稱、個人專長) 志願服務法、國立公共資訊圖書館志工隊章程 志工管理 C001辨識個人者,C003政府資料中之辨識者,C011個人描述,C038職業,C052資格或技術 系統:業務存續期間;紙本:3年 直接取得
41 輔導推廣科 預約導覽系統-參訪單位資訊(參訪單位、領隊/聯絡人姓名、職稱、電話、電子郵件帳號) 依據「本館組織章程」賦予職權辦理 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者 5年 直接取得
42 輔導推廣科 公共圖書館資訊服務網-使用者基本資料檔(姓名、帳號、密碼、職稱、電話、電子郵件帳號)、課程報名者資料檔(行動電話、身份證字號) 依據「本館組織章程」賦予職權辦理 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者,C003政府資料中之辨識者,C061現行之受僱情形,C073安全細節 業務存續期間 直接取得
43 輔導推廣科 實習申請表(內含姓名、性別、身分證字號、生日、電話、電子郵件帳號、地址、學校科系、緊急聯絡人等資訊) 依據「本館組織章程」賦予職權辦理 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者,C003政府資料中之辨識者,C011個人描述,C035休閒活動及興趣,C051學校紀錄 1年 直接取得
44 輔導推廣科 活動報名表((內含姓名、生日、電話、電子郵件帳號等資訊) 依據「本館組織章程」賦予職權辦理 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者 1年 直接取得
45 數位資源服務科 電子書服務平台(內含讀者帳號、密碼、姓名、身分證字號、出生年月日、聯絡電話、地址、電子郵件信箱、註冊館別等資料) 依據「國立公共資訊圖書館組織法」第二條第六項及第七項,賦予職權辦理 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者,C003政府資料中之辨識者,C011個人描述,C073安全細節 業務存續期間 間接取得
本館及中市圖讀者資料由本館自動化系統間接取得;其他縣市公圖讀者資料為直接取得
46 數位資源服務科 圓夢繪本資料庫計畫「學生創作繪本數位化典藏著作授權同意書」(內含授權者姓名、身分證字號、聯絡電話、地址),及家長同意書(內含學生姓名、家長姓名、身分證字號、聯絡電話、地址及電子郵件信箱) 依據國立公共資訊圖書館與各合作單位簽署之「學生創作繪本數位化典藏合作協議書」賦予職權辦理 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者,C003政府資料中之辨識者,C023家庭其他成員之細節,C102約定或契約 業務存續期間 直接取得
47 數位資源服務科 設計師之手資料庫計畫「學生創意作品著作授權同意書」(內含授權者姓名、身分證字號、聯絡電話、地址、電子郵件信箱、學校系所名稱、作品名稱、指導老師姓名等資料) 依據國立公共資訊圖書館與各合作單位簽署之「設計師之手數位設計展示平台-數位典藏合作及平台會員備忘錄」賦予職權辦理 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者,C003政府資料中之辨識者,C011個人描述,C051學校紀錄,C102約定或契約 業務存續期間 直接取得
48 數位資源服務科 數位資源利用教育推廣活動報名清冊(電子檔資料內含服務單位、姓名,現場報名教師紙本資料內含姓名、身分證號碼、聯絡電話、電子郵件信箱) 依據「本館組織章程」賦予職權辦理 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者,C003政府資料中之辨識者,C011個人描述,C038職業,C051學校紀錄 保存至下一年度2月底 間接取得
電子檔資料由全國教師在職進修網取得;現場報名資料為直接取得
49 數位資源服務科 社群抽獎活動讀者資料(內含姓名、身分證號碼、聯絡電話、地址及電子郵件信箱) 依據「本館組織章程」賦予職權辦理 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者,C003政府資料中之辨識者,C011個人描述 1至6月資料保存至當年度8月底;7至12月資料保存至下年度2月底 直接取得
50 閱覽諮詢科 國立公共資訊圖書館自動化系統讀者資料庫(內含讀者姓名、性別、生日、身分證/護照號碼、密碼、國籍、電話、電子郵件帳號、職業、學歷、住址) 國立公共資訊圖書館閱覽規定 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者,C003政府資料中之辨識者,C011個人描述,C052資格或技術,C038職業,C073安全細節 業務存續期間 直接取得
51 閱覽諮詢科 借閱證申請單(內含讀者姓名、性別、生日、身分證/護照號碼、國籍、電話、電子郵件帳號、職業、學歷、住址、監護人) 國立公共資訊圖書館閱覽規定 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者,C003政府資料中之辨識者,C011個人描述,C023家庭其他成員之細節,C038職業 1年 直接取得
52 閱覽諮詢科 協尋書單(內含姓名、電話、電子郵件帳號) 國立公共資訊圖書館閱覽規定 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者 1年 直接取得
53 閱覽諮詢科 預約書待尋登記冊(內含讀者姓名、電話) 國立公共資訊圖書館閱覽規定 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者 6個月 直接取得
54 閱覽諮詢科 跨館還書待尋登記冊(內含讀者姓名、電話) 國立公共資訊圖書館閱覽規定 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者 2年 直接取得
55 閱覽諮詢科 學校暨機關集體辦理國立公共資訊圖書館數位借閱證申請單(內含姓名、電話、電子郵件) 國立公共資訊圖書館閱覽規定 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者 1年 直接取得
56 閱覽諮詢科 學校暨機關申請國立公共資訊圖書館數位借閱證讀者資料檔(內含讀者姓名、性別、生日、身分證字號、國籍、電子郵件帳號、職業、學歷、住址) 國立公共資訊圖書館閱覽規定 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者,C003政府資料中之辨識者,C011個人描述,C038職業 1年 間接取得
57 閱覽諮詢科 閱覽科活動報名表(內含姓名、電話) 國立公共資訊圖書館閱覽規定 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者 1年 直接取得
58 閱覽諮詢科 哺集乳室登記表(內含姓名、電話) 國立公共資訊圖書館服務空間使用須知 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者 6個月 直接取得
59 閱覽諮詢科 已還未刷登記表(內含姓名、電話) 國立公共資訊圖書館閱覽規定 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者 2年 直接取得
60 閱覽諮詢科 數位借閱證申請使用身分證影像檔(內含讀者姓名、性別、生日、身分證字號\居留證號、國籍 國立公共資訊圖書館閱覽規定 圖書館、出版品管理 C001辨識個人者,C003政府資料中之辨識者,C011個人描述 3個月 直接取得